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Suivi à l’assemblée générale extraordinaire


Assemblée générale extraordinaire – mise au point



Hier, le syndicat tenait sa première assemblée générale à la demande de plusieurs membres virtuelle. La gestion, l’organisation et l’animation virtuelle font partie d’une nouvelle réalité qui a son lot de défis. Elle entraîne des adaptations inévitables dans nos règles de fonctionnement (ou à plusieurs niveaux). Il était donc prévisible que nous rencontrions des difficultés. Nous avons rencontré plusieurs difficultés que nous tenterons de corriger pour le futur. Comme pour chaque changement, une période d’adaptation est nécessaire. Malheureusement, il circule de la mauvaise information et nous jugeons important de rectifier les faits.



Avis de convocation



L’avis de convocation a été transmis le 30 octobre 2020 aux abonnées de la liste de distribution et par l’adresse courriel qui remplace le télécopieur à tous les établissements aux coordonnées indiqués dans le bottin disponible sur la Vitrine. De plus, l’information a été publiée sur notre site internet syndicatsoutien.com, page Facebook Syndicat Csdps et aux membres du groupe fermé Info Syndicat CSDPS. Nous avons publié un rappel le 6 novembre 2020.



Procédure d’inscription



D’abord, lors de la convocation nous avons demandé aux membres qui désiraient participer de procéder à une préinscription. Celle-ci était essentielle pour effectuer les vérifications d’usages puisqu’il y avait des votes. Ainsi, pour permettre la participation nous devions valider que les personnes étaient membres du syndicat. Plusieurs personnes ont procédé à l’inscription plus d’une fois et nous avons eu des demandes de collègues enseignants et professionnels.



Après cette étape, nous avons fait parvenir un courriel (voir en annexe) qui contenait toute l’information nécessaire au bon déroulement, entre autres, un « Guide du participant » qui expliquait de façon détaillée les modalités de l’application Zoom.


Le lien zoom devait être envoyé par courriel personnel et non via le courriel @csdps.qc.ca. Celle-ci était demandée pour la préinscription. Pourtant, nous avons dû communiquer plusieurs personnes pour obtenir leur adresse personnelle.


Évidemment, il était obligatoire de se renommer afin que nous puissions identifier les participants. Sachant que l’étape de validation prendrait un certain temps, nous recommandions de se connecter dès 17 h 45. Nous avons accepté toutes les demandes de membres, même celle transmise après l’heure limite.
Malgré la consigne, plusieurs personnes n’étaient pas renommées selon nos exigences. Il faut comprendre que nous ne pouvions accepter un identifiant au nom « iPhone 8 ». C’est pourquoi plusieurs personnes ont patienté dans la salle d’attente. Nous avons offert tout le soutien possible aux personnes qui ont communiqué avec nous. Cependant, personne d’entre nous n’est technicien en informatique.


Statuts et règlements


Le syndicat est régi par ses Statuts et Règlements qui sont adoptés en assemblée générale. Hier, nous avons reçu des propositions irrecevables puisqu’ils ne respectaient pas le délai prévu de ceux-ci. Cependant, nous avons précisé aux intervenants la procédure et le moment où ils pourraient apporter leur proposition.


Concernant le déroulement


Quelques personnes, par le biais des réseaux sociaux, mentionnent ne pas avoir pu s’exprimer. Pourtant, tout s’est fait en respect de nos Statuts et Règlements. Les règles de droit de parole ont été expliquées en début de rencontre. Ainsi, tout le monde avait le droit à un tour de parole et un deuxième selon le temps accordé. Nous avons eu une demande pour un 3e tour de parole, qui ne pouvait être autorisé à moins de l’appel de la décision et d’un vote favorable au 2/3, ce qui n’a pas été demandé.


Aussi, nous avons expliqué que les règles d’usages étaient de mise, soit d’attendre que la présidente d’assemblée accorde le droit de parole aux intervenants avant de parler. Cette procédure aurait été la même en rencontre présentielle puisque les gens auraient fait la file dernière les micros. Malheureusement, nous avons dû recadrer puisqu’il est arrivé à quelques reprises lors des interventions qu’une personne ouvre son micro pour parler au même moment. Par respect des membres, et par équité de droit de parole, nous ne pouvions laisser les personnes intervenir à leur guise.


Démocratie


L’avis de convocation contenait l’ensemble des propositions apporté par le conseil exécutif ainsi que les points pour décision. Chaque proposition a été présentée et tous les membres ont pu poser leurs questions et exprimer leur accord ou désaccord. À la fin de chaque présentation, il y eut une période d’annonce de proposition qui était suivie d’un vote. Ainsi, chaque membre présent pouvait voter pour ou contre chacune des propositions. Pour qu’une décision soit adoptée, elle doit obtenir la 50% +1 des votes. Nous pouvons vous assurer que tous les principes de la démocratie ont été respectés. Il ne faut pas confondre l’exercice de la démocratie et le mécontentement suite au résultat d’une décision qui n’était pas le nôtre.


Nous sommes conscients que des améliorations sont nécessaires, mais soyez assuré que nous y travaillons déjà. Également, nous vous invitons à communiquer avec nous pour nous faire part de vos recommandations.


Sincères salutations syndicales,


Les membres du conseil exécutif


Annexe
Courriel du 10 novembre 2020


Assemblée générale, 10 nov. 2020


Afin que nous puissions débuter la rencontre à 18 h 30, suivre les étapes suivantes en respectant les consignes


1. Nous vous demandons de vous connecter au lien Zoom dès 17 h 45 où vous serez dirigé à une salle d’attente.
• Ceci évitera des délais dus à des problèmes techniques de connexion.
• Nous devons faire des vérifications d’identification pour tous les employés (puisqu’il y a vote).


2. Vous devez ensuite vous RENOMMER
• Indiquer votre MATRICULE (seulement les chiffres), votre nom de famille, votre prénom.
• La procédure est dans le guide du participant ci-joint


3. Veuillez consulter le guide du participant en pièce jointe pour connaître les fonctionnements des différents paramètres de Zoom.
• Prendre note que certaines options ne seront pas disponibles ce soir
• Vous trouverez la convocation et l’ordre du jour en pièce jointe


 


4. Participer à la réunion Zoom (via ordinateur ou tablette ou téléphone intelligent)
https://zoom.us/j/97779951951
• ID de réunion : 977 7995 1951
• Code secret : EkF5z1

Comment se rendre à nos bureaux ?

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Coordonnées

SYNDICAT DU PERSONNEL DE SOUTIEN DE LA COMMISSION SCOLAIRE DES PREMIÈRES-SEIGNEURIES (fpss-csq)

905, rue de Nemours, bureau 214
Québec (Québec) G1H 6Z5
Téléphone : 418 622-0099
Télécopieur : (418) 622-1006
Courriel : csdps@syndicatsoutien.com


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